Introducción
De conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
PASO FIRME SAS., adopta dicha política, siendo responsable del tratamiento de datos de carácter personal que recolecta en sus bases de datos que recoge y maneja.
Hábeas Data
El derecho al HÁBEAS DATA, es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bases de datos de naturaleza pública o privada, garantizándole a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, PASO FIRME SAS. acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el
desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a las bases de datos de clientes, proveedores y empleados.
PASO FIRME SAS. ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física, mensajes de texto, mensaje de voz, aplicaciones, llamadas telefónicas, cara a cara, y en
general a través de todos los medios físicos o electrónicos actuales, o que en el futuro se desarrollen, así como por intermedio de terceros que participan en nuestras relaciones comerciales o legales con todos nuestros clientes, empleados, y proveedores.
Tratamiento de los datos personales
Responsable y encargado del tratamiento
PASO FIRME SAS. Tiene la calidad de responsable del tratamiento de datos personales, razón por la cual, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:
Razón social: PASO FIRME SAS.
NIT: 830092713- 8
Domicilio principal: Calle 17 Sur No. 18-20
Teléfono: (601) 2785610
El área de Comercio Electrónico es responsable de la recepción de peticiones, consultas, quejas y reclamos realizados a través de medios electrónicos, redireccionándolos a las áreas correspondientes para su solución; por lo cual las respuestas no serán siempre en tiempo real, puesto que se debe esperar respuesta de los encargados dependiendo de la cantidad de trabajo y el orden de llegada de la comunicación.
Encargados internos
Base de datos Empleados: Secretaria General
Encargado interno Titinos: secretaria@titinos.com.co
Base de datos Proveedores: Inventarios
Encargado interno Titinos: inventarios@titinos.com.co
Base de datos Clientes Puntos Físicos: Sistemas
Encargado interno Titinos: sistemas@titinos.com
Base de datos Clientes Digitales: Comercio Electrónico
Encargado interno Titinos: comercioelectronico@titinos.com
Datos recolectados
Los datos personales que obtenemos, que en todo caso son datos privados que no están disponibles al público, son:
Tipo y número de documento de identificación (cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT)
Nombres y apellidos / Razón Social
Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral)
Direcciones y correo electrónico (personales o laborales)
Ámbito de aplicación
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de PASO FIRME SAS. cuyo titular sea una persona natural y jurídica.
Principios para el tratamiento de datos personales
Principio de legalidad: Los datos y el tratamiento que se le haga a los mismos, deben estar bajo las disposiciones legales y reguladas por las mismas.
Principio de finalidad: El manejo de los datos debe tener una finalidad específica, acorde con principios legales y siguiendo las políticas del tratamiento de datos, las cuales deberán ser informadas al titular.
Principio de libertad: Solo se podrán ejercer actuaciones con permiso expreso y tácito del titular, habiéndole informado las mismas políticas y realizaciones que se fueran a ejecutar con los datos en mención.
Principio de veracidad: Señala la Ley 1581 de 2012 lo siguiente: “La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible”.
Principio de seguridad: Cada persona vinculada con PASO FIRME SAS. deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza de los mismos, por lo tanto, se guardará reserva de la
información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
Principio de transparencia: Se garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratados conforme a lo
establecido por el Decreto reglamentario 1377 de 2013.
Derecho de los titulares
El titular de los datos podrá conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada, igualmente podrá ejercer su derecho a revocar la autorización suministrada para su tratamiento a PASO FIRME SAS., a través de los canales dispuestos para tal propósito, mencionados anteriormente en el TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES – RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
Finalidades en la captura y uso de datos personales
PASO FIRME SAS., en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, entre otros; recopila
constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
- Informar sobre lanzamientos y/o eventos de los diferentes productos.
- Ofrecer todo tipo de servicios comerciales: promociones, novedades y/o campañas de comunicación, divulgación, publicidad y marketing.
- Comunicar sobre actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía, y para fines administrativos internos o comerciales tales como:
- Investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios.
- Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los proveedores de bienes o servicios.
- Gestionar trámites como solicitudes, quejas y/o reclamos.
En relación con lo anterior, PASO FIRME SAS., podrá ejecutar las siguientes acciones:
- Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.
- Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
- Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía.
- Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa.
- Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
- Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
- Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.
- Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
- Control y prevención del fraude.
En virtud de lo anterior, al aceptar esta Política, los terceros en su calidad de titulares de los datos personales, autorizan a PASO FIRME SAS., sin que ello de lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, de datos personales, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente.
Protección datos personales de menores de edad y adolescentes
PASO FIRME SAS espera que con la ayuda de los padres de familia que los menores de edad no sean los creadores de cuentas y/o compradores de productos de la página. Sin embargo, en atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, PASO FIRME SAS. asegura que de haber recolección de datos de menores de esas, el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice PASO FIRME SAS. deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.
Tratamiento y seguridad de los datos personales
Contamos con procedimientos y estándares de seguridad que nos permiten: recabar, trasmitir, almacenar, administrar, consultar y usar la información personal, mediante protocolos seguros.
El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer y aceptar que sus datos personales pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información. PASO FIRME SAS. se reserva el derecho a modificar sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales en cualquier momento y de manera unilateral. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente.
Clasificación de las bases de datos
PASO FIRME SAS. ha clasificado sus bases de datos de la siguiente manera:
Bases de datos de empleados
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen a las personas naturales que se vinculan laboralmente con PASO FIRME SAS., cuyo tratamiento tiene como finalidad
cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias.
Bases de datos de Proveedores
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen a las personas naturales y jurídicas, que mantienen un vínculo comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por PASO FIRME SAS. para la adquisición de servicios y bienes para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones.
Bases de datos de Clientes
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen a las personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo comercial en la parte de venta.
Deberes de los responsables de la información
PASO FIRME SAS., como responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo:
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Habeas Data.
Solicitar y conservar soporte de la autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de la información.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
Atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos
Consultas
Una vez recibida la solicitud o petición, el solicitante recibirá una respuesta por parte de PASO FIRME SAS., dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Quejas y Reclamos
Cuando para el ejercicio de los derechos del titular, aquel considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de actualización, corrección o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan, podrá presentar un reclamo ante PASO FIRME SAS. a través de los canales previamente mencionados.
Vigencia
El presente manual rige a partir del 1 de Enero de 2016.
Gerencia Comercial y de Marketing
PASO FIRME SAS. / TITINOS CALZADO INFANTIL